29 Nov Memahami Manajemen Proyek Melalui Kendaraan
Setiap hari kita melakukan aktivitas di lokasi yang berbeda. Untuk itu, sering kali kita menggunakan kendaraan sebagai sarana transportasi untuk berpindah lokasi. Hampir setiap dari kita sudah secara spontan menjalankan dan mengendarai kendaraan, baik itu motor atau mobil. Secara tidak kita sadari, ada beberapa hal dalam mengendarai mobil atau motor yang bisa kita jadikan pembelajaran dan dikaitkan dengan project management.
Initiating. Ketika diminta untuk mengendarai kendaraan oleh keluarga kita, hal tersebut bisa disamakan dengan kelompok proses Inisiasi. Dalam Inisiasi, kita ditunjuk untuk melakukan kegiatan agar mencapai tujuan (objective) yang ditetapkan. Selain itu, kita juga perlu tahu berapa orang dan siapa saja yang akan ikut dalam kendaraan kita. Hal ini bisa diasosiasikan dengan proses Identify Stakeholder.
Planning. Selanjutnya kita bisa menentukan apa yang diinginkan dari perjalanan tersebut, apakah butuh untuk cepat sampai, menikmati pemandangan, ada tempat-tempat yang perlu dikunjungi, dan lain-lain. Ini bisa dianggap mewakili Scope (lingkup) dimana perlu diketahui tujuan atau hasil yang diinginkan. Walaupun di tengah perjalanan ada perubahan karena hambatan atau permintaan, perubahan tersebut sangat bisa diadopsi dan mengubah target aktivitas. Kita juga perlu merencanakan rute perjalanan yang akan kita lalui, baik berdasarkan pengalaman maupun dengan bantuan google maps / waze. Dengan demikian, kita juga bisa memperkirakan berapa lama waktu perjalanan yang akan ditempuh sampai ke tujuan. Selain itu, kita juga bisa memperkirakan biaya yang dibutuhkan selama perjalanan. Baik itu biaya untuk bahan bakar, jalan tol, jajan dan makan, dan lain sebagainya.
Executing. Pada saat perjalanan dan mengendarai mobil atau motor, kita dihadapkan pada bagian-bagian kendaraan, seperti pedal gas, rem, speedometer, kaca spion, lampu sein, klakson, seat belt, dan lain-lain. Bagian-bagian kendaraan ini diperlukan untuk memastikan perjalanan berlangsung dengan baik. Untuk memulai perjalanan, kita menekan pedal gas sehingga kendaraan berjalan dan rem untuk menyesuaikan kecepatan. Dalam hal ini kita melakukan proses Executing, dimana kendaraan melaju dengan kecepatan yang diinginkan dan melalui rute yang sudah direncanakan.
Selama berkendara, kita harus selalu dan penting melakukan komunikasi dengan pengendara lain walaupun kenyataannya tanpa kita sadari bahwa kita terkadang tidak melakukannya. Komunikasi ini kita lakukan dengan menggunakan, antara lain: lampu, klakson, lampu sein, dan lain-lain. Dengan menggunakan lampu dan lampu sein, kita bisa memberitahu pengendara lain posisi kita dan kemana kita akan bermanuver. Klakson juga bisa digunakan di saat-saat tertentu ketika pengendara lain terhalang atau tidak jelas melihat kita. Komunikasi ini sangat penting, karena dalam berlalu lintas kita harus menghormati pengguna jalan yang lain. Jalan umum bukanlah sirkuit dimana kita bisa bermanuver sesuka hati, tapi harus dengan memberikan isyarat melalui lampu sein.
Monitoring & Controlling. Banyak bagian dari kendaraan yang dibuat untuk melakukan Monitoring dan Controlling, seperti kaca spion, speedometer, dan lain-lain. Kaca spion diperlukan untuk memantau kondisi sekitar dari kendaraan, apakah terdapat pengguna kendaraan lain yang sudah dekat. Speedometer diperlukan untuk memantau kecepatan kendaraan, apakah melebihi dari kecepatan yang ditentukan atau tidak. Selain itu, di dalam speedometer juga terdapat informasi yang menunjukkan hal-hal yang diperlukan untuk memantau kondisi kendaraan, seperti putaran mesin, level bahan bakar, suhu mesin, dan lain-lain. Hal ini kita perlukan untuk memastikan perjalanan kita sampai pada tempat tujuan dengan aman. Selain itu, kita juga perlu memastikan arah/rute yang kita ambil tepat dengan terus memantau posisi kita melalui google maps / waze.
Closing. Pada saat sudah sampai tujuan, kita perlu memastikan bahwa kendaraan sudah dimatikan dan terkunci dengan baik. Sehingga aktivitas/proyek kita selesai dengan baik dan kita mendapat pengalaman baru dari kegiatan berkendara tersebut (lesson learned).
Special Topic: Risk. Dalam berkendara, bisa terjadi berbagai hal baik yang sudah kita perhitungkan sebelumnya maupun tidak. Kemungkinan terjadinya sesuatu hal ini kita sebut sebagai Risiko. Risiko bisa membawa akibat positif ataupun negatif. Walaupun seringkali kita berpikir bahwa risiko hanya hal-hal negatif yang bisa menggagalkan tujuan proyek. Dalam berkendara, risiko yang bisa terjadi antara lain kecelakaan, macet, jalan dialihkan, dan lain-lain. Atas risiko-risiko tersebut, kita melakukan suatu respon yang berupa tindakan.
Apabila terjadi kecelakaan, dampak yang bisa terjadi adalah luka berat sampai meninggal. Untuk mengurangi dampak tersebut, kita menggunakan seat belt (mobil) ataupun helm (motor) ketika berkendara. Dan untuk meng-cover kerugian dari kecelakaan tersebut, kita bisa mengasuransikan kendaraan dan diri kita.
Hal lain yang mungkin terjadi adalah pengalihan jalan, karena jalan ditutup akibat kegiatan warga atau proyek perbaikan sehingga kita harus melalui jalan lain. Hal ini sebenarnya bisa berdampak negatif atau positif. Negatif apabila jalan lain yang kita ambil macet, sehingga ketika terkena macet kita hanya bisa menerima (accept). Namun bila kita mengambil rute lain melalui jalan tol yang lebih lancar dan mempercepat waktu perjalanan maka hal tersebut menjadi risiko berdampak positif.
No Comments