Memahami Risk Management: Kiat Mengatasi Risiko

Risk Management adalah proses yang penting dalam proyek bisnis, organisasi, bahkan untuk tingkat individu yang ingin mencapai tujuan tanpa mengalami kejutan yang tidak diinginkan. Risk management merupakan metode yang efektif dalam mengidentifikasi, menilai, dan mengantisipasi risiko potensial untuk menekan dampak negatifnya baik pada proyek maupun kepentingan individu. Dalam artikel ini akan dibahas apa itu risk management, mengapa itu penting, dan bagaimana penerapannya dalam mengatasi risiko tersebut.

Apa Itu Risk Management?

Berdasarkan Project Management Institute (PMI), risk management adalah sebuah seni dan ilmu dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons faktor-faktor penyebab risiko selama proyek berjalan agar tujuan tercapai. Dengan mengenal risiko-risiko terlebih dahulu, kita dapat bersiap untuk menghadapi risiko-risiko yang terjadi, baik risiko positif maupun risiko negatif. Alhasil, masalah-masalah yang akan datang menghalangi kesuksesan proyek kita dapat diantisipasi dan diminimalisir dampaknya.

Urgensi Risk Management

Risk management sangat penting dalam proyek karena di dalam proyek terkadang risiko tidak terduga muncul. Risiko ini dapat memengaruhi anggaran, jadwal, dan kualitas dari proyek itu sendiri. Mari kita membahas ketiga variabel satu per satu:

1.      Menjaga Jadwal. Dengan menerapkan risk management, kita dapat membaca kemungkinan-kemungkinan risiko sejak awal sehingga tim proyek bisa merumuskan cara agar menghindari keterlambatan dan menjaga jadwal agar tetap terkendali terlepas dari munculnya ancaman dari risiko-risiko tersebut.

2.      Menghemat Biaya. Dengan mengetahui risiko-risiko yang kemungkinan akan terjadi, kita dapat memprediksi berapa banyak biaya yang akan keluar dan meminimalisir biaya tambahan yang tidak perlu dikeluarkan.

3.      Meningkatkan Kualitas. Setelah bisa mengantisipasi risiko yang akan datang, kita bisa lebih bersiap menghadapinya sekaligus meningkatkan kualitas dari proyek yang kita kelola.

Penerapan Risk Management

Dalam penerapannya, ada 6 langkah dalam mengelola risiko:

1.    Identifikasi Risiko: Hal utama yang musti dilakukan adalah identifikasi risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung. Ada dua cara untuk mengidentifikasinya: melihat proyek secara keseluruhan atau mengidentifikasi area yang mungkin terpengaruh oleh risiko

2.    Analisis Risiko: Setelah diidentifikasi, risiko-risiko yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis lebih lanjut. Ada banyak variabel yang harus dianalisis dan semuanya harus dianalisis secara detail baik menggunakan metode kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapatkan prediksi yang akurat.

3.   Prioritaskan Risiko & Masalah yang Utama: Tidak semua risiko harus diantisipasi dan dipikirkan secara khusus. Buat kategorisasi risiko dari yang tinggi sampai yang rendah untuk bisa lebih mudah dicari mana prioritas paling penting.

4.   Penugasan Pengawas Risiko: Kamu tidak bisa mengurusi semua sendirian. Harus ada orang yang membantumu dalam mengamati datangnya risiko tersebut. Orang ini juga harus paham apa yang harus dilakukan jika risiko itu datang menghampiri

5.  Merespons Risiko. Ini adalah bagian paling tricky. Merespons risiko adalah tugas utama dalam risk management. Salah respons berakibat pada kesuksesan proyek yang akan tercederai. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan apakah risiko yang datang positif atau negatif. Jika yang datang adalah risiko negatif, maka skema risk contingency plan untuk meminimalisir dampak risiko harus dilakukan

6.      Monitor Risiko. Setelah direspons, respons terhadap risiko tersebut harus tetap dimonitor agar progress penanganan risiko bisa dilihat keberhasilannya. Jangan lupa, satu risiko tertangani, risiko baru bisa jadi muncul. Maka dari itu, sebagai project manager, kita musti waspada dalam mengawal proyek kita sampai selesai dengan tuntas dan berhasil

Penerapan Risk Management Berdasarkan PMBOK

Selain versi diatas, Project Management Body of Knowledge (PMBOK) juga memiliki versi sendiri dari bagaimana penerapan Risk Management yang ideal. Ada 5 langkah penerapan Risk management menurut PMBOK:

1.      Perencanaan Manajemen Risiko. Langkah awal perencanaan untuk menentukan pendekatan apa yang digunakan

2.     Identifikasi Risiko. Sama seperti identifikasi risiko di metode sebelumnya, fase ini digunakan untuk mengumpulkan faktor-faktor risiko

3.      Pengukuran Risiko secara Kualitatif. Fase ini digunakan untuk mengukur seberapa berpengaruh risiko terhadap sebuah proyek

4.  Perencanaan Respons Risiko. Setelah risiko diketahui dan dianalisis, perencanaan respons terhadap risiko pun dibuat untuk menentukan apa yang harus dilakukan dalam menghadapi risiko tersebut 

5.  Kontrol dan Monitor Risiko. Dalam mengeksekusi risiko, control dan monitor risiko juga perlu diperhatikan seperti pada metode sebelumnya. Hal ini dilakukan agar keberhasilan proyek dapat dikunci terlepas dari risiko yang ada.