Dalam melakukan setiap aktivitas, kita selalu terkait dengan biaya (cost). Biaya ini perlu dipantau secara periodik untuk memastikan kegiatan yang kita lakukan tidak melebihi dari anggaran (budget) yang sudah disiapkan. Monitoring dari penggunaan biaya ini bisa menggunakan metode Earned Value Analysis atau Earned Value Management (EVM). Earned Value Management ini pada dasarnya membandingkan pengeluaran aktual yang dilakukan dengan rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

Beberapa variabel data yang diperlukan untuk melakukan perhitungan EVM tersebut adalah:

1. Budgeted At Completion (BAC), yaitu nilai total biaya yang direncanakan hingga kegiatan selesai;
2. Planned Value (PV), yaitu nilai total biaya yang harusnya dikeluarkan sampai saat melakukan monitoring;
3. Actual Cost (AC), yaitu nilai total biaya yang sudah dibayarkan/dikeluarkan sampai saat melakukan monitoring;
4. Earned Value (EV), yaitu nilai dari pekerjaan yang sudah diselesaikan sampai saat melakukan monitoring.

Sebagai contoh adalah apabila kita akan melakukan perjalanan liburan ke Jepang selama 6 hari. Rencana keuangan kita selama liburan tersebut, diluar tiket pesawat, adalah sebagai berikut:

1. Uang makan = 1,000 Yen x 3 kali makan x 6 hari = 18,000 Yen
2. Akomodasi = 6,000 Yen x 5 malam = 30,000 Yen
3. Transportasi = 1,000 Yen x 6 hari = 6,000 Yen
4. Tiket Wisata = 2,000 Yen x 3 tempat = 6,000 Yen

Sehingga dari rencana diatas kita akan menghabiskan biaya sejumlah 60,000 Yen. Jumlah biaya ini bisa disebut sebagai Budgeted At Completion (BAC) senilai 60,000 Yen. Dari tabel dibawah, maka dapat kita ketahui PV dari setiap waktu nya yaitu pada nilai kumulatif. Sehingga, PV pada hari kedua adalah sebesar 22,000 Yen atau PV pada hari kelima adalah sebesar 56,000 Yen.

Tabel 1. Rencana Anggaran Biaya (Cost Baseline)

Pada saat kita melakukan perjalan liburan tersebut, kita melakukan kegiatan diatas dan mencatat seluruh pengeluaran yang kita lakukan. Data yang kita miliki hingga hari ketiga liburan adalah sebagai berikut.

Catatan pengeluaran aktual setiap harinya:

Tabel 2. Actual Cost (AC)

Dari kegiatan yang sudah dilakukan tersebut, kita bisa menilai berapa nilai pekerjaan yang sudah diselesaikan hingga hari ketiga:

Tabel 3. Earned Value (EV)

Dari Tabel 2, kita bisa melihat bahwa nilai aktual biaya yang keluar tidak harus sama dengan nilai rencana biaya yang sudah kita buat di Tabel 1. Hal ini karena seringkali kita membuat pengeluaran diluar dari rencana kita karena satu dan lain hal, kadang lebih besar dari rencana dan kadang lebih rendah dari rencana karena ada diskon atau promo. Sehingga nilai Actual Cost (AC) hari ketiga adalah sebesar 38,500 Yen.

Namun demikian, nilai pekerjaan yang sudah selesai kita nilai sesuai dengan nilai rencana. Dari Tabel 3, kita bisa lihat bahwa hingga hari ketiga kita telah melakukan berbagai kegiatan bahkan ada satu kegiatan yang kita kerjakan lebih cepat dari jadwal seharusnya. Sehingga kegiatan yang dipercepat tersebut dapat kita nilai sebagai Earned Value (EV) hingga hari ketiga. Nilai EV yang kita dapatkan pada hari ketiga adalah sebesar 34,000 Yen.

Dari data-data tersebut diatas, pada hari ketiga dapat kita simpulkan sebagai berikut: BAC = 60,000 Yen; PV = 32,000 Yen; AC = 38,500 Yen; EV = 34,000 Yen. Sehingga kita bisa melakukan perhitungan bagaimana kondisi keuangan saat liburan.

Cost Variance (CV) = EV – AC

Cost Variance (CV) = 34,000 – 38,500 = -4,500 Yen

CV negatif ini menunjukkan bahwa pengeluaran kita lebih tinggi dari yang kita selesaikan, sehingga dapat dikatakan sampai hari ketiga liburan kita overbudget.

Schedule Variance (SV) = EV – PV

Schedule Variance (SV) = 34,000 – 32,000 = 2,000 Yen

SV positif ini menunjukkan bahwa hasil yang sudah kita selesaikan lebih banyak dari yang kita rencanakan, sehingga dapat dikatakan kegiatan liburan kita ahead schedule.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AC

Cost Performance Index (CPI) = 34,000 / 38,500 = 0.883

CPI dibawah dibawah 1 ini menunjukkan pengeluaran yang kita lakukan kurang efektif.

Estimate At Completion (EAC) = BAC / CPI

Estimate At Completion (EAC) = 60,000 / 0.883 = 67,950 Yen

Dari nilai EAC ini, bisa kita proyeksikan bahwa bila pengeluaran kita tetap seperti sebelumnya (hari pertama sampai ketiga) maka pada akhir liburan kita akan menghabiskan total biaya sebesar 67,950 Yen.

Estimate To Complete (ETC) = EAC – AC

Estimate To Complete (ETC) = 67,950 – 38,500 = 29,450 Yen

Nilai ETC ini mengindikasikan nilai uang yang masih harus kita siapkan untuk menyelesaikan liburan kita sesuai dengan prediksi total biaya yang kita hitung.

Variance At Completion (VAC) = BAC – EAC

Variance At Completion (VAC) = 60,000 – 67,950 = -7,950 Yen

Nilai VAC ini mengindikasikan bahwa liburan kita akan menghabiskan biaya 7,950 Yen lebih banyak daripada biaya rencana kita. Sehingga mungkin kita perlu melakukan penukaran atau penarikan uang kembali untuk menutupi kekurangan dana tersebut.

Kesimpulan dari perhitungan dengan menggunakan metode EVM diatas pada liburan kita hingga hari ketiga adalah sebagai berikut:

1. Saat ini pengeluaran yang dilakukan overbudget
2. Kegiatan yang kita lakukan ahead schedule
3. Proyeksi total biaya sampai akhir liburan adalah sebesar 67,950 Yen
4. Total biaya liburan diprediksi lebih besar 7,950 Yen dibandingkan rencana awal.