Program/Project Management Office (PMO) adalah sebuah entiti yang ditugaskan beberapa tanggung jawab yang berhubungan dengan fungsi koordinasi dan manajemen terhadap proyek-proyek/program yang terdapat di dalam sebuah organisasi.

Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian dari PMO, berdasarkan PMBOK Guide, Program/Project Management Office (PMO) adalah sebuah struktur dalam manajemen yang melakukan standarisasi proses yang terkait dengan proyek dan melakukan koordinasi dalam penggunaan bersama sumber daya, metodologi, tools dan techniques.

PMO merupakan dasar dari kesuksesan proyek dalam suatu perusahaan. PMO biasanya:

1. Menyediakan pengawasan dan bimbingan kepada manajer proyek dalam organisasi
2. Menetapkan metodologi manajemen proyek dan pendekatan yang digunakan
3. Membantu dan membimbing manajer proyek
4. Mengelola portofolio proyek
5. Mengembangkan dan memberikan pelatihan manajemen proyek
6. Memonitor kegiatan proyek di seluruh organisasi

PMO dapat berupa kantor formal, atau dapat menjadi sekelompok orang yang berfungsi dalam kapasitasnya.

Tanggung jawab PMO dapat bervariasi, mulai dari fungsi penyediaan bantuan atas manajemen proyek hingga terlibat langsung dalam manajemen proyek baik satu proyek saja ataupun lebih dari satu. Ada berbagai macam tipem struktur PMO dalam sebuah organisasi yang masing-masing berbeda pada tingkat pengawasan dan kewajibannya terhadap proyek, antara lain:

• Supportive (Mendukung), PMO yang bertipe sebagai pendukung akan menyediakan fungsi konsultatif terhadap proyek, antara lain dalam penyediaan templates, best practice, pelatihan, akses terhadap informasi dan lesson learned dari proyek-proyek lain. PMO tipe pendukung ini bertindak sebagai tempat penyimpanan informasi dengan tingkat pengawasan yang lemah terhadap proyek.
• Controlling (Mengawasi), PMO dengan tipe pengawasan akan menyediakan bantuan dan meminta kepatuhan dalam berbagai bentuk. Kepatuhan termasuk adapati terhadap project management frameworks atau metodologi dengan menggunakan format, formulir dan alat bantu tertentu yang telah disetujui. Tingkat pengawasan terhadap proyek oleh PMO ini adalah sedang.
• Directive (Mengarahkan), PMO dengan tipe in memegang penuh proyek dengan secara langsung melakukan proyek. Tingkat pengawasan terhadap proyek oleh PMO ini adalah tinggi

PMO melakukan penyatuan data dan informasi dari proyek-proyek strategis dan melakukan evaluasi untuk memenuhi tujuan dari perusahaan pada tingkat yang lebih tinggi. PMO bertindak sebagai penghubung antara portofolio organisasi, program, proyek dan sistem pengukuran perusahaan.

PMO dapat mempunyai kuasa untuk bertindak sebagai stakeholder  dan mengambil keputusan selama masa proyek, memberikan rekomendasi atau menghentikan proyek dan mengambil tindakan lain yang diperlukan agar tetap sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Sebagai tambahan, PMO dimungkinkan untuk melakukan seleksi, mengelola dan mengalihkan sumber daya yang dimiliki oleh proyek.

Fungsi utama dari PMO adalah memberikan bantuan kepada manajer proyek dalam lingkup yang luas, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Mengelola sumber daya bersama dalam proyek-proyek yang dikendalikan oleh PMO
• Melakukan identifikasi dan pengembangan metodologi, best practice, dan standar manajemen prpyek
• Melakukan pelatihan, pembekalan, dan pendapat
• Melakukan pengawasan terhadap kepatuhan atas standar, kebijakan, prosedur dan format manajemen proyek dalam kaitannya terhadap audit proyek
• Mengembangkan dan mengelola kebijakan, prosedur, format, dan dokumentasi bersama
• Melakukan koordinasi dan komunikasi antar proyek

Perbedaan antara fungsi manajer proyek dan PMO, antara lain:

• Manajer proyek fokus terhadap tujuan proyek, sedangkan PMO mengelola perubahan lingkup program yang dirasa merupakan kesempatan untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih baik
• Manajer proyek mengelola sumber daya yang telah ditempatkan di proyek, sedangkan PMO mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk seluruh proyek
• Manajer proyek mengelola batasan proyek (lingkup, jadwal, biaya, kualitas, dll) dari proyek tertentu, sedangkan PMO mengelola metodologi, standar, risiko, ketergantungan antara proyek pada level perusahaan

Written by:

Alin Veronika, MT, PMP, PMI-RMP

COO of Avenew Indonesia & Chapter President of Project Management Institute (PMI) Indonesia Chapter