Seni Mendengarkan untuk Project yang Efektif dengan Active Listening

31 Dec Seni Mendengarkan untuk Project yang Efektif dengan Active Listening

Dalam manajemen proyek, komunikasi adalah kunci keberhasilan. Salah satu keterampilan penting dalam komunikasi adalah active listening. Teknik ini tidak hanya melibatkan mendengar apa yang disampaikan, tetapi juga memahami pesan secara mendalam dan memastikan bahwa apa yang didengar sesuai dengan maksud pengirim pesan.

Active listening melibatkan beberapa langkah, seperti memberikan perhatian penuh pada pembicara, menghindari interupsi, dan memberikan respons yang menunjukkan bahwa pesan telah diterima dengan baik. Dalam manajemen proyek, kemampuan ini sangat penting untuk memastikan setiap anggota tim memahami tujuan, tantangan, dan solusi yang diusulkan.

Misalnya, saat project manager mengadakan rapat untuk mendiskusikan kendala yang dihadapi dalam proyek, active listening membantu memastikan bahwa setiap anggota tim merasa didengar dan dipahami. Dengan teknik ini, project manager bisa mengklarifikasi kebutuhan tim, mengatasi kesalahpahaman, dan memberikan solusi yang relevan.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam active listening adalah:

1. Paraphrase: Mengulangi kembali apa yang disampaikan untuk memastikan pemahaman.
2. Clarification: Mengajukan pertanyaan untuk memastikan maksud yang lebih jelas.
3. Empathy: Menunjukkan perhatian dan empati terhadap perasaan atau pandangan pembicara.

Dalam konteks manajemen proyek, active listening juga membantu membangun kepercayaan antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Hal ini sangat penting, terutama saat menghadapi situasi sulit seperti perubahan ruang lingkup proyek (scope creep) atau keterlambatan jadwal.

Kesimpulan

Active listening bukan sekadar teknik mendengar, tetapi memastikan komunikasi berjalan efektif dan produktif. Dalam dunia manajemen proyek, keterampilan ini membantu menciptakan kolaborasi yang lebih baik, menghindari kesalahpahaman, dan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Dengan menguasai active listening, seorang project manager dapat memimpin tim menuju keberhasilan proyek dengan lebih percaya diri.

Referensi: PMP® Exam Prep. Glossary of Terms. (2023). Project Management Institute.